Come scrivere l’e-mail perfetta per collaborare con le aziende

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Il primo passo per collaborare con le aziende è inviare un’e-mail di presentazione completa ed efficace, in grado di comunicare in poche righe il valore di una collaborazione con il nostro blog. I responsabili marketing delle aziende ricevono infatti moltissime e-mail ogni giorno per cui è necessario gestire il primo contatto nel modo migliore possibile.

1) La presentazione

⁠La prima parte dell’e-mail deve presentarci con nome e cognome, e illustrare di cosa tratta il nostro blog in poche righe, specificando in cosa si differenzia dagli altri travel blog:

Buongiorno,

sono [Nome Cognome] e scrivo su [Nome Blog], travel blog specializzato in [tipo di viaggio], letto principalmente da [uomini/donne/età/ecc.]

Prima ancora di richiedere una collaborazione è necessario infatti conoscere il nostro posizionamento, ovvero la nicchia di specializzazione del blog. Difficilmente un travel blog generico attira l’attenzione, a meno che non sia molto conosciuto o abbia davvero grandi numeri.

Nella presentazione vanno accennate anche le caratteristiche demografiche dei lettori, che idealmente dovrebbero corrispondere al target dell’azienda con cui vorremmo lavorare. I nostri lettori e le buyer persona dell’azienda devono coincidere perché un lettore abituato a hotel di lusso non si interessa alle vacanze in campeggio, così come un viaggiatore zaino in spalla non prenoterebbe una vacanza in villaggio.

2) Il progetto

Il cuore ♥︎ dell’e-mail deve essere il nostro progetto. Senza un progetto infatti non ha senso chiedere collaborazioni. Il progetto di un travel blogger può essere il racconto di un aspetto particolare della città in cui vive o le specificità di un prodotto tipico.

Vi contatto perché vorrei scrivere sul mio blog di [esperienza/visita guidata/prodotto tipico]

In base alla mia esperienza, i progetti di travel blogger più apprezzati sono le visite ai musei meno noti e ai produttori locali, la partecipazione ad attività locali come fiere o feste patronali, e lo storytelling delle località visitate secondo il tema del blog (turismo sostenibile, monumenti, architettura, street art, enogastronomia…).

Se il progetto è in linea con i valori dei destinatari, le possibilità di instaurare una proficua collaborazione sono reali. Proprio per questo motivo è necessario che il blogger esprima chiaramente il suo progetto, indicando gli argomenti di cui desidera scrivere e i suoi obiettivi.

Infine, un progetto può essere bellissimo per il blogger che lo propone, ma di scarso interesse per chi lo riceve. Prima di inviare richieste di collaborazione un blogger dovrebbe sempre informarsi sulle esigenze del destinatario e sul suo stile di comunicazione. Per fare un esempio estremo, per quanto possa esserci una condivisione di valori, un family hotel non potrà mai collaborare con un single senza figli, e l’e-mail non otterrà mai risposta.

3) La richiesta

Dopo aver spiegato brevemente il progetto si può specificare la nostra richiesta all’ente del turismo, associazione, azienda o hotel con cui desideriamo collaborare. Tra i blogger ci sono due scuole si pensiero riguardo alla prima e-mail di contatto:

• non fare richieste esplicite e chiedere in modo generico di “fornire supporto all’attività di blogger”;
• specificare chiaramente la richiesta da subito, qualsiasi essa sia.

Nel primo caso si lascia al destinatario la possibilità di offrire al blogger ciò che preferisce, da uno sconto a un omaggio, mentre nel secondo caso si indica il motivo del contatto senza lasciare spazio a dubbi, specificando subito se si richiede un ingresso o un soggiorno gratuito, una visita guidata, della fornitura di materiale, o se è una vera e propria richiesta di sponsorizzazione.

Non c’è una scelta giusta, molto dipende dall’interesse del blogger nel voler collaborare proprio con una determinata attività e non una analoga, e nella sua abilità a promuovere il progetto. L’importante è essere chiari, e una volta entrati in fase di trattativa specificare cosa si desidera e cosa si offre in cambio.

4) L’offerta

Nella parte successiva dell’e-mail va indicato cosa si offre, insieme alle tempistiche di pubblicazione: articolo sul blog, Stories e post su Instagram, post su Facebook, ecc. In caso di viaggio itinerante o approfondimenti particolari che prevedono la produzione di vari articoli è possibile indicare una scadenza più lunga, tuttavia i contenuti per i social network dovrebbero venire pubblicati già durante il soggiorno stesso.

Sfatiamo subito il mito che basta una foto della colazione in hotel per ottenere un soggiorno gratuito: oltre ad avere un progetto valido è necessario creare contenuti di valore in linea con il tono di voce dell’azienda a cui lo proponiamo. Usando l’esempio dell’hotel, un blogger specializzato in viaggi on the road può mettere in luce il parcheggio incluso nel prezzo o la vicinanza alle aree di servizio, mentre un travel blogger con focus sull’enogastronomia può puntare l’attenzione sul menu del ristorante.

In genere le aziende apprezzano particolarmente la possibilità di venire promosse su diversi canali per raggiungere un pubblico più ampio. Piuttosto che creare contenuti simili o riproporre gli stessi contenuti ovunque, un travel blogger può differenziarsi per la possibilità di pubblicare anche su un magazine tematico come Travel Blogger Italiane, oltre che sul proprio blog. Se un blogger ha la possibilità di pubblicare articoli su ulteriori siti riconosciuti, indicarlo nella parte dell’offerta può massimizzare la possibilità di collaborare con le aziende.

5) Il follow-up

Non tutte le e-mail inviate ricevono risposta, tuttavia un buon modo per recuperare possibili collaborazioni è scrivere dopo pochi giorni chiedendo un feedback, sia positivo che negativo. Diverse volte capita che la prima e-mail sia stata ignorata o cestinata e una reale dimostrazione di interesse e professionalità può contribuire a instaurare una collaborazione.

Al termine della collaborazione un blogger dovrebbe ancora scrivere una successiva e-mail all’azienda o ente del turismo per riepilogare i contenuti prodotti e riportare il link agli articoli sul blog. L’e-mail di follow-up sembra una piccolezza, ma fa la differenza tra un blogger professionale e un influencer improvvisato.